Prozessautomatisierung im Bankensektor

KYC als praxisnaher Anwendungsfall

Einleitung

Die zunehmende Regulierung, steigende Kundenerwartungen und hoher Kostendruck zwingen Banken dazu, ihre Kernprozesse grundlegend zu überdenken. Insbesondere operative, stark regelbasierte Abläufe eignen sich hervorragend für eine durchgängige Prozessautomatisierung. Ein prominentes Beispiel dafür ist der Know-Your-Customer-Prozess (KYC), der in vielen Instituten nach wie vor von manuellen Tätigkeiten, Medienbrüchen und ineffizienten Übergaben geprägt ist.

Anhand eines konkreten Projektbeispiels aus einer Bank zeigen wir, wie sich KYC-Prozesse mithilfe moderner Workflow-Technologie end-to-end automatisieren lassen – inklusive Transparenz, Kontrollmöglichkeiten und messbarer Effizienzgewinne. KYC ist dabei bewusst als exemplarischer Anwendungsfall zu verstehen, dessen Prinzipien auf viele weitere Bankprozesse übertragbar sind.

KYC für Geschäftskunden – Überblick über den Prozess

KYC-Prüfungen sind ein zentraler Bestandteil regulatorischer Anforderungen im Bankensektor, insbesondere im Firmenkundengeschäft. Ziel ist es, Risiken wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder Sanktionsverstöße frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Dabei spielt der KYC-Prozess beispielsweise auch eine zentrale Rolle Reputationsrisiken zu mitigieren. Das folgende Schaubild zeigt den Einfluss von KYC in Beziehung zu den Risikoarten einer Bank auf:

Ein typischer KYC-Prozess für Geschäftskunden umfasst folgende Schritte:

  • Blacklist- und Sanktionslistenprüfungen
  • Identifikation und Verifikation der Geschäftsführer
  • Daten- und Dokumentenvalidierung (z. B. Handelsregisterauszüge, Gesellschaftsverträge)
  • FATCA1– und CRS2-Prüfungen (Tax Compliance)
  • Risikobewertung, bestehend aus Risikoberechnung (Länder-, Branchenrisiken, etc.) und Screening
  • Onboarding- oder Ablehnungsentscheidung (Neukunden), bzw. Retain- oder Offboarding-Entscheidung (Bestandskunden)

In der Praxis sind diese Schritte häufig nur lose miteinander verbunden und erfordern umfangreiche manuelle Eingriffe – mit entsprechenden Auswirkungen auf Durchlaufzeiten, Fehleranfälligkeit und Nachvollziehbarkeit.

Im nachfolgenden Diagramm ist das Three-Lines-of-Defense Modell skizziert, welches veranschaulicht, wie KYC-Risiken typischerweise gesteuert, kontrolliert und überwacht werden:

Ausgangslage im Projekt – manuell, fragmentiert, zeitintensiv

Der Kunde des Projektbeispiels war eine Bank mit einem stark steigenden Neukundenvolumen im Firmenkundensegment. Die bestehende KYC-Prozesslandschaft war jedoch nicht auf Skalierung ausgelegt:

  • KYC-Prüfungen für Neu- und Bestandskunden erfolgten weitgehend manuell
  • Dokumente wurden per E-Mail gesammelt und händisch geprüft
  • Die Risikoberechnung basierte auf einer Excel-Lösung
  • Es fehlte eine durchgängige Prozesssicht sowie ein zentrales Monitoring
  • Engpässe und Liegezeiten waren schwer identifizierbar

Diese Ausgangslage führte zu langen Durchlaufzeiten, hohem operativem Aufwand und einer starken Bindung von KYC-Analysten an repetitive Tätigkeiten.

Projektziel –
End-to-End-Automatisierung mit Kontrolle

Ziel des Projekts war die produktagnostische Automatisierung des gesamten KYC-Prüfprozesses für Neu- und Bestandskunden im Sinne eines Straight-Through-Processing (STP). Gleichzeitig sollte in gewissen Szenarien eine manuelle Intervention möglich sein, z.B. wenn:

  • Informationen fehlen,
  • Fristen überschritten werden oder
  • eine fachliche Entscheidung notwendig ist

Der Fokus lag dabei auf:

  • klar strukturierten, wiederverwendbaren Prozessen
  • transparenter Entscheidungslogik
  • vollständiger Nachvollziehbarkeit für Fachbereiche und Revision

Umsetzung mit Camunda – Orchestrierung komplexer KYC-Prozesse

Zur Umsetzung wurde Camunda als zentrale Workflow-Engine eingesetzt. Camunda ermöglicht die Modellierung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen auf Basis offener Standards.

Zentrale Komponenten der Lösung

  • BPMN3-Prozesse zur Modellierung des End-to-End-KYC-Ablaufs
  • DMN4-Tabellen zur Abbildung einzelner KYC-Logiken und Entscheidungsregeln
  • Manuelle Tasks für KYC-Analysten, technisch umgesetzt über BPMN-Throw-Events und angebunden an ein Task-Management-System (inkl. Definition der Response-SLAs5)
  • Wartezeiten und Fristen, z. B. für Kundenzulieferungen
  • Automatisierter E-Mail-Versand (z. B. Statusinformationen, Customer Outreach)
  • Automatischer Prozessabschluss, wenn definierte Fristen ablaufen
  • Bank-interne sowie externe Schnittstellen

Die fachliche Logik wurde klar von der technischen Implementierung getrennt, sodass Anpassungen an regulatorische Änderungen oder Risikomodelle schnell möglich sind.

Technische Rahmenbedingungen

Die Lösung wurde in ein Java-basiertes Backend integriert. Camunda bietet darüber hinaus Kompatibilität mit weiteren Backend-Stacks und Microservice-Architekturen (in der Praxis kann jede beliebige Technologie mit Camunda interagieren). Damit fügt sich die Workflow-Engine nahtlos in bestehende Systemlandschaften ein.

Transparenz & Monitoring – Logging mit Elastic und Kibana

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die umfassende Prozess-Transparenz. Sämtliche Prozessereignisse wurden in ElasticSearch geloggt und über Kibana-Dashboards visualisiert.

Über vordefinierte Queries konnten:

  • laufende und abgeschlossene Prozesse überwacht werden
  • Engpässe und stockende Fälle schnell identifiziert werden
  • Durchlaufzeiten und SLAs ausgewertet werden
  • die Straight-Through-Processing Rate ermittelt werden

Dies ermöglichte nicht nur einen stabilen Betrieb, sondern auch eine kontinuierliche Optimierung der KYC-Prozesse.

Messbare Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Automatisierung des KYC-Prozesses führte im konkreten Projekt zu signifikanten Verbesserungen:

  • Bis zu 10× schnelleren KYC-Prüfungen pro Case (Kontoeröffnung innerhalb von Minuten)
  • Deutlich reduzierte manuelle Tätigkeiten
  • Mehr Kapazität für KYC-Analysten, um:
    • komplexe Fälle tiefergehend zu prüfen
    • die Risikomethodik weiterzuentwickeln
  • Höhere Prozessqualität und geringere Fehleranfälligkeit
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit für Audit und Compliance

Typische Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung

Trotz der Vorteile gilt es, bei Automatisierungsprojekten einige Herausforderungen zu berücksichtigen:

  • Saubere fachliche Modellierung vor der technischen Umsetzung
  • Umgang mit Ausnahmen und Sonderfällen
  • Abstimmung zwischen Fachbereich, Compliance und IT
  • Sicherstellung von Datenqualität und Schnittstellenstabilität
  • Akzeptanz der Lösung bei operativen Anwendern

Ein (größtenteils) iteratives Vorgehen und die enge Einbindung der Fachbereiche haben sich im Projekt als entscheidend für den Erfolg erwiesen.

Fazit – KYC als Blaupause für weitere Automatisierungs-
potenziale

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie sich regulatorisch geprägte Prozesse wie KYC durch moderne Workflow-Technologie effizient, transparent und skalierbar umsetzen lassen. KYC ist dabei nur ein Anwendungsfall von vielen – die zugrunde liegenden Prinzipien lassen sich auf zahlreiche weitere Prozesse im Bankensektor übertragen, etwa im Kreditgeschäft, bei Reviews oder im Transaction Monitoring.

Prozessautomatisierung wird damit zu einem strategischen Hebel, um regulatorische Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern nachhaltig Mehrwert zu schaffen.